[103] 秒速客服:利用 WorkFlowy 做「客服回應」資料庫—別浪費付出的心血

本文由《Do Way, Way More In WorkFlowy》電子書作者 Frank Degenaar 撰寫並發佈於 WorkFlowy 官方部落格。以下為 Sam Tsai 中譯。


溫馨提醒

怕忘了提醒你,先寫在前面。看完本文後想要申請 WorkFlowy,務必使用這個連結,讓你的容量加倍

正文開始

我很快,但有人比我更快:

「老爸,距離聖誕節還有幾天?」
「大概還有六個月吧,我的小甜心。」
「那是幾啊?」
「大概 180 天左..右..,Hey Siri, 距離聖誕節還有幾天?」
[一貫性感低沉的嗓音] 「還有一百七四天。」

「工欲善其事,必先利其器」。我大可花點時間用腦袋算,不過既然有更好的方法,更好的作業方式,為什麼不用呢?

同樣的道理,面對一再重覆的客戶問題,我可以狂敲猛打鍵盤一個一個回覆。不過,既然是重覆(或類似)的問題,利用工具把答案存起來,若再遇到(肯定會)同樣的問題,手邊馬上就有答案。豈不樂哉。

做事聰明效率高,省時省力感覺好。這篇短文旨在利用 WorkFlowy 建立一套簡單的系統,用以保存我們大腦中有用的資訊與解決方案。有了這套系統,同樣的狀況不再每次重頭來過。

秘辛

過去七天,雖然我在「Evernote Expert」 客服平台共回答了 63 個問題。但其實我這麼做都是為了 WorkFlowy 社群。

你看看 你看看

我得到的客戶證言足以讓我臭屁好幾下:

特別留意其中一點:「回應速度超快...」。不蓋你,很多時候我的回應速度幾乎是人體極限。要能做到這種程度當然是有撇步。

回收再利用

① 「複製、貼上」乃本撇步核心關鍵:我會把客服平台上的「問題」與「回答」複製到 WorkFlowy:

② 除此之外,我還在清單抬頭加上「標籤(Tag)」用以表示該項目的屬性,以上述為例,加了一 #language 標籤。

③ 我還為每一個清單加上「時間標籤(time tag)」,然後利用 rawbytz 開發的 WorkFlowy Count bookmarklet 來計算每一天我總共花了多少時間在回答問題。

航空母艦

(譯註:下圖中那些依字母順序排列的「標籤(Tag)」好像停在航空母艦上的戰鬥機。)

我在清單建立了依字母順序排列的標籤索引(Tag Index)—看起來好像很麻煩但其實一個一個建的話,很簡單。

打帶跑

每次一看到先前回答過的問題,我就會:

  1. 快速開啟 WorkFlowy
  2. 點擊相應的標籤(過濾掉無關的清單)
  3. 複製我要的資訊
  4. 貼到我要回答的問題區
  5. 幫自己拍拍背、打打氣

真槍實彈

這是我先前提的那個清單,點選標籤即可看到整個系統如何運作,簡單明瞭。

Q&A 範本

這個系統最上方擺著 Q&A 範本清單,要輸入新的問題到 WorkFlowy,我會先複製那個 Q&A 範本,使用方法:按住 Alt 鍵不放並拖拉該範本到新的位置:

小技巧

  • 新的問題擺在最上方,也就是標籤雲底下。
  • 利用 rawbytz 開發的 WorkFlowy Count bookmarklet 追蹤回答問題所花費的時間。
  • 標籤不夠完善也沒關係,利用 WorkFlowy 的搜尋功能一樣能快速找到你要的東西。

後記

原文留言處有網友分享他利用 WorkFlowy 紀錄工作上各種操作步驟,不錯的應用吶。


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