[103] 秒速客服：利用 WorkFlowy 做「客服回應」資料庫—別浪費付出的心血
本文由《Do Way, Way More In WorkFlowy》電子書作者 Frank Degenaar 撰寫並發佈於 WorkFlowy 官方部落格。以下為 Sam Tsai 中譯。
溫馨提醒
怕忘了提醒你，先寫在前面。看完本文後想要申請 WorkFlowy，務必使用這個連結，讓你的容量加倍：
正文開始
我很快，但有人比我更快：
「老爸，距離聖誕節還有幾天？」
「大概還有六個月吧，我的小甜心。」
「那是幾天啊？」
「大概 180 天左..右..，Hey Siri, 距離聖誕節還有幾天？」
[一貫性感低沉的嗓音] 「還有一百七四天。」
「工欲善其事，必先利其器」。我大可花點時間用腦袋算，不過既然有更好的方法，更好的作業方式，為什麼不用呢？
同樣的道理，面對一再重覆的客戶問題，我可以狂敲猛打鍵盤一個一個回覆。不過，既然是重覆（或類似）的問題，利用工具把答案存起來，若再遇到（肯定會）同樣的問題，手邊馬上就有答案。豈不樂哉。
做事聰明效率高，省時省力感覺好。這篇短文旨在利用 WorkFlowy 建立一套簡單的系統，用以保存我們大腦中有用的資訊與解決方案。有了這套系統，同樣的狀況不再每次重頭來過。
秘辛
過去七天，雖然我在**「Evernote Expert」** 客服平台共回答了 63 個問題。但其實我這麼做都是為了 WorkFlowy 社群。
你看看 你看看
我得到的客戶證言足以讓我臭屁好幾下：
特別留意其中一點：「回應速度超快...」。不蓋你，很多時候我的回應速度幾乎是人體極限。要能做到這種程度當然是有撇步。
回收再利用
① 「複製、貼上」乃本撇步核心關鍵：我會把客服平台上的「問題」與「回答」複製到 WorkFlowy：
② 除此之外，我還在清單抬頭加上「標籤（Tag）」用以表示該項目的屬性，以上述為例，加了一 #language 標籤。
③ 我還為每一個清單加上**「時間標籤（time tag）」**，然後利用 rawbytz 開發的 WorkFlowy Count bookmarklet 來計算每一天我總共花了多少時間在回答問題。
航空母艦
（譯註：下圖中那些依字母順序排列的「標籤（Tag）」好像停在航空母艦上的戰鬥機。）
我在清單建立了依字母順序排列的標籤索引（Tag Index）—看起來好像很麻煩但其實一個一個建的話，很簡單。
打帶跑
每次一看到先前回答過的問題，我就會：
- 快速開啟 WorkFlowy
- 點擊相應的標籤（過濾掉無關的清單）
- 複製我要的資訊
- 貼到我要回答的問題區
- 幫自己拍拍背、打打氣
真槍實彈
這是我先前提的那個清單，點選標籤即可看到整個系統如何運作，簡單明瞭。
Q&A 範本
這個系統最上方擺著 Q&A 範本清單，要輸入新的問題到 WorkFlowy，我會先複製那個 Q&A 範本，使用方法：按住 Alt 鍵不放並拖拉該範本到新的位置：
小技巧
- 新的問題擺在最上方，也就是標籤雲底下。
- 利用 rawbytz 開發的 WorkFlowy Count bookmarklet 追蹤回答問題所花費的時間。
- 標籤不夠完善也沒關係，利用 WorkFlowy 的搜尋功能一樣能快速找到你要的東西。
後記
原文留言處有網友分享他利用 WorkFlowy 紀錄工作上各種**操作步驟**，不錯的應用吶。
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國外有一神人 Frank Degenaar 把 WorkFlowy 發揮到極致，去年出了一本專書介紹這些密技。這本《Do way, way more in WorkFlowy》 定價美金 $19.95，我買了，覺得值回票價。據說今年會出第二版，而且免費更新，先買先贏！傳送門：