[111] 真!WorkFlowy 多人協作之術

溫馨提醒

讀完本文後想要申請 WorkFlowy,務必使用底下連結,讓你的容量加倍:


本文《Do Way, Way More In WorkFlowy》電子書作者 Frank Degenaar 撰寫並發佈於 WorkFlowy 官方部落格,由 Sam Tsai 中譯發佈於此。

正文開始

或許你很滿意現有的多人協作工具。但我必須告訴你,看過「WorkFlowy 多人協作之術」的威力後,就能理解為什麼原先的感受不算「滿意」,只是「安於現狀」。

把 Email, Google Docs, Slack, Trello 以及 Evernote 等工具拿過來比,WorkFlowy 多人協作與眾不同的地方有:

  1. 不只可任意地使用適合自己的作業方式來建立無限延伸的巢狀清單
  2. 更可以多人同時在任意清單裡輸入增刪資料
  3. 再利用過濾功能,不費吹灰之力地快速找到「更新的資料」

而這些都還只是見面禮,精彩的在後面。

本文發佈後,讀者 Ksenia 的回應精彩,必讀!

當然,對我來說電子郵件與 Slack 還是必須品。但是,自從去年開始使用並撰寫 WorkFlowy 相關文章,進而利用它來跟許多 WorkFlowy 使用者合作之後,我發現 WorkFlowy 的協作能力不容小看。接下來我將替這個說法提出佐證:

名字的意義與用法

協同合作最基本的形式為「對話」,底下是以 WorkFlowy 來呈現兩人對白的方式,或可看出端倪:

由上述對話可觀察到兩點:

  1. 每個參與者皆有自己的「名字標籤」,合理。
  2. 每則回應皆為回應對象的子清單,雖然不一定要這麼做,但後面你會看到這麼做後續過濾新的回應很有幫助,例如追蹤還原對話場景。

哪裡更新了?

你可以在共享清單的任一處自由加入新的內容,但是當每個人都這麼做時,該如何在那麼多的清單中,快速且簡單地找出其他人在任意地點所新增的條目?其實基本概念很簡單...

如果我是羅蜜歐,我希望茱麗葉能夠看到我加上去的條目,我可以在對話內容裡加上茱麗葉的名字縮寫標籤(#ju):

如此一來,當茱麗葉以她的名字縮寫標籤(#ju)來過濾,她將看到如下二筆新鮮的條目。若要回應,她也可以用同樣的手法,在回應中加入羅蜜歐的縮寫標籤(#ro):

...讀完回應的茱麗葉接著 Alt+Click(按住 Alt 鍵以滑鼠點擊) 自己的名字縮寫標籤使其爆炸消失無影蹤:

做完上述操作後,再以名字標籤過濾會發現清單是空的。這表示所有回應皆「已讀取」,恭禧你,收件匣清空了

如法泡製

當然,羅密歐也可以用同樣的手法來清空收件匣

真實案例

在我的 WorkFlowy 首頁的記事中(Note),放了一個「搜尋連結」,可讓我快速過濾 #fr 來檢查合作夥伴是否有新的訊息給我。底下的真實案例顯示,當時我收到開發 HandyFlowy 以及 MemoFlowy 的夥伴捎來的訊息。有時候,rawbytz 跟我會提供他們回饋,可以看到團隊頭頭( @michi )標記了我(#fr)跟 rawbytz(#ra)。待我讀完訊息後,我就「放生」自己的 #fr 標籤表示閱畢。

所有人都在同一條船上

之所以使用「名字縮寫標籤」主要是為了因應人很多的群組。與日本團隊的共享清單裡總共有六個人,假如我要發新訊息,我可以加上這些標籤:@frank #mi #ir #ru #go #fr #ra。每個人「閱畢」後可選擇是否將自己的標籤「放生」。如果我只想發訊息給 Michinari,我可以這麼加標籤:@frank #mi

上述清單中,各個領域有各自獨立的清單。其中 Communication Board: bulletin board 特別有意思: 最新的條目排在最上方,每個條目皆包含了「日期」、「標籤」以及「主題」。底下是其中一個條目展開:

其中一個清單的記事(Note)中,有幾個好用的東西:

  1. 幾個利用 WorkFlowy last-changed: 功能所打造的「搜尋連結」,以此快速檢閱過去若干時間發生的變化。
  2. 幾個標籤用來標記重要的資訊。我總是鼓勵合作夥伴勇敢嘗試,只要覺得有幫助,就加標籤。

底下的「標籤雲」是一個我想要訪談的遊戲開發團隊成員:

挑燈引路

我的部落格文章中的人物訪談,皆使用 WorkFlowy 的共享清單以及上述的「WorkFlowy 協作術」完成訪談與整理。受訪對象對這樣的安排相當滿意。我想,讓受訪者放鬆並懈下心防的其中一個手法是給予明確的指引,讓他們容易進入狀況。因此,我設置了一個「訪談範本」,說明這些簡單的規則:

「訪談範本」的共用清單在此,請隨意取用。

我發現利用 WorkFlowy 可以很容易地引導新人熟悉專案(Onboarding),即便是從沒用過 WorkFlowy 的新人也很容易上手。畢竟,不用特意申請 WorkFlowy 帳號,只需提供他們連結就能存取共享清單,開始工作。還有比這更簡單的方法嗎!

話說回來,即便原本是用 Slack 或 Email 與對方聯繫,通常我還是會把相關的資料放到 WorkFlowy 以利資料「彙整」,剪下貼上,簡單得很。

由上述作法可以看出 WorkFlowy 在「專案協作」領域(WorkFlowy 協作之術)的威力。不過,光看沒有用,真的下海體驗,就知道這驚人的威力不是蓋的!🔚


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國外有一神人 Frank Degenaar 把 WorkFlowy 發揮到極致,去年出了一本專書介紹這些密技。這本《Do way, way more in WorkFlowy》 定價美金 $19.95,我買了,覺得值回票價。據說今年會出第二版,而且免費更新,先買先贏!傳送門:

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