溫馨提醒

讀完本文後想要申請 WorkFlowy,務必使用底下連結(或利用這篇文章介紹的共享清單裡挑一個),便可讓你申請的帳號每月清單數的上限增加一倍:


本文開始

偶然讀到電腦玩物站長 esor huang(異塵行者)這位資深部落客的文章-〈我如何在 Evernote 養成每日寫作習慣與鍛鍊寫作技巧〉,發現同樣的技巧若用 WorkFlowy 來實作應會有不錯的效果。於是花了點時間試驗,效果還不錯,心得分享如下。

三層筆記術

電腦玩物站長在這篇〈一分鐘學會幫你理出頭緒的筆記 3 層空間格式法〉中介紹了實用的「筆記的三層空間法」。:

  • 行動筆記
  • 構思筆記
  • 封存筆記

以 WorkFlowy 實作此概念。首先,建立三層筆記術的範本清單,並加上「 #範本」標籤。未來要建新的筆記時,複製此範本清單即可。用滑鼠複製清單的手法是:按住 Alt 鍵,拖拉該清單至適當位置即完成複製。新的清單後方會加上 #copy 標籤,此時按住 Alt 鍵,再用滑鼠點擊該標籤即可把它消失,再點一下「 #範本」標籤,連它一起幹掉:

封存筆記

基本組件有了,開始處理資料。電腦玩物站長這麼定義「封存筆記」:

但是,隨著收集到的資料愈來愈多,或是來自主管、客戶對任務有所更新,還是整個企劃開始有了轉變而需要推翻之前的一些想法時。

這時候「封存筆記」空間就發揮作用了,我開始把構思空間裡那些過時的、無用的、多餘的筆記往下移動到封存筆記空間。

電腦玩物站長 esor huang(異塵行者)

用不到的資料就是雜訊。雜訊有兩種,一種再也用不到一種是暫時用不到。暫時用不到的資料放到「封存筆記」,利用清單縮放(Expand / Collapse)功能將其收合,眼不見為淨:

順道一提,收集資料必不能錯過 WorkFlowy Clipper 這個免費又好用的 Chrome 外掛,本文後有使用說明。

構思筆記

WorkFlowy 清單的特殊功能之一- Zoom In / Zoom Out。在構思發想階段,可以專注在「構思筆記」,過濾不必要的雜訊,讓你更專注於當下:

使用 WorkFlowy 搜尋時,被打入「冷宮」的暫時或過氣資料也會出現。過往收集的資料沒消失,只是暫時看不見。前文介紹了清單收合的功能,資料多時還可以搭配另一個作法-將清單標註完成:

WorkFlowy 主畫面右上方有一個「Completed: Hidden / Visible」開關,用來切換標示完成的清單是否可見。也可以用 CTRL+O(macOS: Command + O)來快速切換。

行動筆記

關於行動筆記,電腦玩物站長寫道:

精煉出構思企劃裡需要執行的步驟,或是文章草稿大綱的核心精神、關鍵問題,寫入行動筆記空間,讓我一看到這則筆記後,立刻可以找到指引我如何進行下一步行動的方向。

電腦玩物站長 esor huang(異塵行者)

構思時想法點子發散,封存時快刀斬亂麻。行動時迅速確實。

構想階段的片段想法、靈感,沈甸過後,慢慢浮出重點以及核心論述。把精鍊過的想法寫在「行動筆記」裡,我的作法有兩種:

  1. 總是使用清單,一個段落(或資料)一個清單
  2. 使用「記事」區

我覺得「清單」比「記事」有彈性。我多用記事來放標籤(用於過濾時)或其他輔助資訊。清單容易拖拉遷移、改變主從,而且容易複製與分享。

免費版有每月清單數限制(預設 250),每月 $5 鎂升級成付費會員後,則無清單上限。相信我,等你懂得充份利用 WorkFlowy 時,與獲得的回饋相比,每個月台幣 $300 根本不算什麼。若付費有難度,清單不夠用時,可以推薦別人使用 WorkFlowy,只要對方用你的推薦碼申請,一個人價值每月 250 個清單數。

本文一開始的「溫馨提醒」裡有篇文章,可以將自己的推薦碼放上去,等待有緣人用你的推薦碼申請帳號,不妨試試

數位化的好處

傳統紙筆有諸多限制(當然也有好處),比較大的問題是資料的保存與再利用。數位化工具讓資料的複製與修改變得簡單許多,而且保存容易,成本低。

WorkFlowy 適用處理文字資料,搜尋速度快,使用上幾乎沒有遲滯感。搭配豐富的 Unicode 符號,可以有效提高資料的參考價值。WorkFlowy 的搜尋功能與現在的 Evernote 相比,速度相差甚大,Evernote 顯得有些笨重了。不過,WorkFlowy 無法如 Evernote 般記錄多媒體資料,兩者都是我倚賴的數位工具。

收集素材-邊查找,邊挖寶

這時候需要一些收集的技巧,來讓收集的內容成為寫作的激盪,我自己長期使用一個很有效的方法,就是在收集材料時無論如何「一定要寫下起碼一句自己的想法」,真的沒有想法就寫下為什麼我對這則資料感興趣的理由。

電腦玩物站長 esor huang(異塵行者)

WorkFlowy 無法像 Evernote 那樣截取整個網頁、截圖或錄製聲音。我採取的策略是使用 WorkFlowy Clipper 這個 Chrome 外掛來快速收納網站連結,資料還是在原始網站上。有時認為比較重要的資料(經驗多了,自然養成對資料分級分類的習慣),偶爾會視情況使用 Evernote 截取相關資料,永久保存。因此 WorkFlowy 兩者使用上不互相排擠。

誠如站長所言,截取資料時最好寫下想法,對於日後回憶時有莫大助益。 WorkFlowy Clipper 提供了一個記事區欄位,做此用途恰恰好。有時候,我會加上標籤,方便以後查找:

搭配 WorkFlowy 的搜尋運算元,輕鬆整理搜集到的資料:

我建立了幾個常用的過濾條件,放在 WorkFlowy 首頁,點選連結即可,這些連結在手機上特別好用:

有了 WorkFlowy Clipper,平時就把資料送進待處理的地方,若是有多台電腦,則可以設定存放不同的收件清單內。截取時加上當下的想法後再存入,並適時加上標籤,方便未來查找。

電腦玩物站長在同一篇文章中,引用了多篇過去寫的文章,同樣使用 WorkFlowy Clipper 收存後,將其移動到當前清單下方,做為參考資料:

在閱讀該些文章時產生的想法,可以記錄在該文章清單底下,供未來「製作成品」時參考。

生活經驗是撰文素材的主要來源

不是實驗完才做紀錄,就算是生活習慣養成我也當作科學實驗一樣,把過程一一寫下來,我就能清楚看到實驗的軌跡、發現改變的節點、分析出前因後果,然後在得出結論時,一篇好文章具備的要素也就齊備了,而且這樣的文章非常真實。

電腦玩物站長 esor huang(異塵行者)

我在十月份左右開始利用 WorkFlowy 做 Daily Log。這不算是日記,比較像是一天的流水帳。把重要的事件、突如其來的靈感、電話紀錄、飲食清單等,記在該天的清單底下,供未來參考。有點像時光機,透過這些線索讓自己回到過去。

Daily Log 清單裡,使用了「日期標籤」以及「人名標籤」,用來快速過濾。臨床實驗證明,隨著資料量增多,這類型的標籤相當有用。

連結想法

只要透過搜尋,常常就能在 Evernote 資料庫中找到許多相關的資料、相關的想法,甚至我之前曾經寫到一半的草稿,這時候我都可以把他們簡單的連結到我目前的寫作中,於是我便能很快的組合出更多內容、更快的發展出大綱架構了。

電腦玩物站長 esor huang(異塵行者)

「搜尋」是 WorkFlowy 的強項,透過不同的搜尋運算元,搭配各種標籤,可以在短時間內找到過往留下的足跡,進而產生連結,時有意料之外的收獲。

靈感的產生有時來自於與自己對話,透過自身的生活體驗,觀察他人的行為表現,自我檢視與反省。跟內心中真實的自己對談時,自問自答。慢慢地,洗澡時、馬桶上甚至睡夢中,靈感不自覺地湧現。

有那麼點陽春的行動裝置使用體驗

而 Evernote 在寫草稿上對我幫助最大的地方,並非他是一個最好的草稿軟體,而是他是一個「利於行動中撰寫」的工具,草稿對我來說常常是在移動過程中完成,例如搭車時、開會空檔、在客廳看電視忽然靈機一動時...

因為我前面認真的做了那些準備工作,所以我才能每天用最少的時間寫出一篇完整的文章,因為:「我的 Evernote 中有大量的草稿」!

電腦玩物站長 esor huang(異塵行者)

WorkFlowy 是一個 Web app,只要有瀏覽器就能使用,手機瀏覽器也不成問題。不過,官方也有出 iOS/Android app,雖然各界認為太陽春而且問題不少,但我天天用,用得很開心。

平常使用時,不論文字長短,我一律寫到 WorkFlowy 裡,因為我對 WorkFlowy 恰恰好的同步機制有信心,一旦回到電腦旁,所有資料都會在那裡等著我處理。沒有裝置個數限制,不用擔心資料同步發生衝突,電腦與行動裝置無縫接軌。

(個把月前 WorkFlowy 出現史上最嚴重的後台掛點問題,除了那次,我不曾遇過資料同步的問題)

產出成品

寫在 WorkFlowy 的東西多數是片段的想法,這很正常。透過不斷地整理與修正,慢慢形成一篇可以發佈的文章。由於清單可以拖拉、變更子母關係,因此可以很容易組合、折解。

現下有腦子的人寫文章都嘛用 Markdown。但是 WorkFlowy 預設沒有預覽 Markdown 文件的功能,我在整理得差不多時,會以匯出(Export)成格式化或純文字,貼到我的部落格編輯後台-Ghost。文章在 WorkFlowy 上的完成度很高,但少許編輯功夫免不了,版面需要一點微調。

雖然沒什麼好挑剔的了,但今天看到一篇文章介紹了 Windows 平台底下幾個好用的 Markdown 編輯器,挑了 TyporaSimplenote 這兩個我曾經用過但沒有持續使用的編輯器。因為我的螢幕較寬,剛好可以切成三等分,分別置放不同視窗,也是不錯的寫作配置:

  • 左邊是閱讀中的文章
  • 右邊是記錄想法的 WorkFlowy
  • 中間則是用來產出最終成品的 Markdown 編輯器(下圖為 Typora

結語

**「三層筆記術」**確實是不錯的技巧,我很佩服電腦玩物站長資料整理以及利用資料的能力,充分發揮的 Evernote 的長處。雖然我也用 Evernote,但開始認真使用 WorkFlowy 以來,發現許多場合比 Evernote 更為好用。當然,兩者不互相取代,適當時機選擇適合的工具是資訊時代的工作者不可或缺的能力。🔚

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