WorkFlowy Tips 於 2016 年中開站，最近才驚覺缺了一篇新手入門文章。這一篇就來寫 WorkFlowy 是什麼以及不是什麼，希望讓第一次接觸 WorkFlowy 的新手有個基本概念，避免產生錯誤期待。

申請 WorkFlowy 帳號前

這是一篇入門文章，介紹 WorkFlowy 的基本用法，同時也推薦一本原文電子書，書裡展示了各種 WorkFlowy 技巧，能將 WorkFlowy 的功能發揮到不可思議的高度。

不過，往下閱讀前，先提醒還沒有 WorkFlowy 帳號的讀者，讀完本文你絕對會迫不及待地想趕快申請帳號...。別急，請留意，仔細看下一段，不要讓自己的權益睡著了！（超級經典的句型）

WorkFlowy 提供「免費方案」每個月清單的增刪數量上限為 250 個。但，使用「推薦碼」來申請的話，則上限加倍，也就是 每月 500 個。而且提供「推薦碼」的推坑者會因此增加 250 個每月清單使用量。除非有特殊應用，一般來說每月 500 個清單上限對新手來說應該夠了。

有興趣申請 WorkFlowy 帳號的朋友，請到這個共享清單挑一個順眼的「推薦碼連結」，點擊該連結會跳到 WorkFlowy 申請帳號主頁，依步驟完成申請後，清單上限即為 500 個。對方也會收到電子郵件通知。前往這個頁面檢視目前介紹了多少人跳坑以及自己的每月清單上限。下圖是我的
「戰績」：

數位化的條列式清單

「條列式清單」常見於日常生活中，舉凡法律條文、待購物品、待辦事項、待吃美食，皆可用清單來表示。類比式（紙＋筆）的清單簡單易用，卻有不易攜帶、不易保存等缺點。隨著網路發展，人們開始把這樣的清單以網頁的方式呈現，在我印象中最最成功的產品非 Remember The Milk 莫屬。

不過，Remember The Milk 多年前即呈現發展停滯的現象，幾乎不再釋出新功能。不過，產品本身運作良好，也有相應的 Mobile app，處於「穩定的 2.0 版」狀態。

WorkFlowy 簡介

有人說 WorkFlowy 是「待辦事項」或「工作管理」工具，有人說是 Outliner（類似 OmniOutliner ），專門用來開清單的工具。有人說 WorkFlowy 過度精簡，有人說簡單好用。上述描述看似矛盾，但其實都對。

我用 WorkFlowy 寫作、閱讀，分享推薦碼以及勞基法，翻譯文章並且規劃我的第一本電子書。多年的使用經驗告訴我一件事：WorkFlowy 是什麼樣的工具，該如何使用，由你自己決定。

WorkFlowy 無疑是個好東西，但在同領域的產品中相對「低調」，雖不有名，卻有名人愛用。其使用者之一為多次創業成功，赫赫有名的 Ev Williams（Twitter/Medium/Blogger 創辦人），Evan Williams 多年前就是 WorkFlowy 愛用者：

I love WorkFlowy. It fits the shape of my brain better than any other list/note-taking app I've ever used.
我愛用 WorkFlowy 的原因是，比起其他工具，她的運作模式跟我的大腦最速配。

此外，電腦玩物站長也有專文介紹，而我在 Medium 開了一個專站《WorkFlowy Tips》，裡頭收集了許多有用的 WorkFlowy 技巧，建議初學者花點時間走走看看。

WorkFlowy 基本技巧

WorkFlowy 由幾個「元素」組成：清單（List）、記事（Note）、標籤（Tag），加上清單可分享，這些基本功能已經讓 WorkFlowy 「夠」好用。不過，有人就是不滿足，硬要把原本簡單的工具搞到「一發不可收拾」（這是讚美）。

WorkFlowy 的使用介面暫未支援中文，不過先別慌，WorkFlowy 的介面設計讓你用簡單英文就能快速上手。即使看不懂英文，我相信多練習幾次也能抓住要領。

「有所本」才敢這麼說，接下來一一介紹 WorkFlowy 的基本功能。下圖是申請完（再次提醒，申請帳號請善用推薦碼清單）WorkFlowy 後的主畫面（教學略過），重點在那個孤伶伶的「＋」號：

WorkFlowy 的設計以使者用內容為中心，介面沒有多餘的干擾，只要點選「＋」號（同水平區域）即可開始新增清單。畫面上的可視區域 99% 是使用者的內容：

純文字的逆襲

不加外掛的 WorkFlowy 只能呈現文字，沒有圖片或其他多媒體內容。可別誤會，做為一個清單管理工具，我覺得這是特色，是優點：純文字不僅有助同步處理，也讓工具保持簡單易用。

WorkFlowy 裡的文字—包含「清單」以及「記事」皆支援三種字體（括號內為 Windows 上的快速鍵）：

• 粗體（CTRL + B）
• 斜體（CTRL + I）
• 底線（CTRL+U）

效果如下圖：

「純文字」一點也不單調，再加上 WorkFlowy 支援萬國碼（Unicode），包含了許多有趣的「符號」，利用這些符號點綴 WorkFlowy 清單，加上一些版面編排的小技巧，即使不用外掛也能讓 WorkFlowy 超級好用。

我整理了一個 Unicode 清單，內含常用以及有趣的 Unicode 符號，寫文章時我經常會在裡頭找靈感，時有符號更勝文字的驚喜：

• https://workflowy.com/s/DPQn.ie9ranUZcp

記事

除了清單（List）以及標籤（Tag），WorkFlowy 另一個元素是記事（Note）。你可以透過選單新增記事，但我建議使用快速鍵「SHIFT+ENTER」。記事會長在清單底下，字型稍小，行數不限。

非使用中（Focus）的清單，預設只會顯示一行記事，其他行隱藏，如下圖：

若為主要清單或使用中清單，則會展開記事區，如下圖：

用了 WorkFlowy 一陣子後，我發覺「記事」較少用到，主要以清單本體為主。不過，WorkFlowy 最大的特色是彈性的使用方法，每個 WorkFlowy 使用者的起始點皆同——孤伶伶的「＋」號。接下來，就是自己的事了。

「Make Lists, not War.」

共享清單

WorkFlowy 的「清單共享」功能使用容易，簡單的概念卻帶出許多實用的應用場景（一、二，三、四、五）。使用共享清單時，有幾個地方要留意：

• ① 將別人分享的清單加到自己的 WorkFlowy 時只會佔用一個清單用量，不用擔心每月用量爆表。
• ② 將別人的共享清單加到自己的 WorkFlowy 裡，此時你們看到的是同一個清單，清單內容的變更會即時反應。（這個特色很好用）
• ③ 共享清單擁有者可以隨時停止分享該清單，此時，其他人便無法使用該清單，原清單會變成「(removed by owner)」。
• ④ 共享清單的權限有二：「唯讀」或「可編輯」。
• ⑤ WorkFlowy 近日開放免費用戶使用分享清單給特定人的功能，這個功能原本只開放給 WorkFlowy Pro 用戶
• ⑥ 透過清單複製（Duplicate）功能，其他人可以將共享清單當下的內容複製一份到自己的 WorkFlowy，此時就會佔用自己的每日清單容量。

我利用共享清單功能，建了一個「WinHEC 2018 議程表」，除了輕鬆掌握議程時間與主題，也可在相應的課堂清單底下做筆記。因為是共享清單，任何人都可以透過底下連結取用，加到自己的 WorkFlowy，同時看到我做的即時更新：

• https://workflowy.com/s/DPQn.Lhwe6FT2Ct

標籤（Tag）

在 WorkFlowy 裡加上這兩個符號之一「#」「@」跟隨在後的文字組成「標籤」（留意顏色的變化）：

「#」「@」都可以用來做標籤，兩者除了外觀不同外，功能皆同。利用這個特色，我定義了兩種標籤：

• 人名標籤（#sam）
• 日期標籤（@2018-10-19）

若把 WorkFlowy 當「日誌」或「日記」，用日期當標籤相當好用。利用標籤搜尋，彈指間就能找到特定日期的清單。試試看，包準你會愛上。

人名標籤則在多人使用共享清單協作時，用來辨識清單作者。我在「輔大那件事」整理的清單運用了「人名標籤」以及「日期標籤」。

搜尋

搜尋是 WorkFlowy 的強項，也是我愛上她的原因之一。除了可以透過文字、標籤，也能使用「搜尋運算子」來做到精準搜尋及過濾。底下我利用「last-changed:6h」來找出過去六小時清單所做的變化：

「last-changed:」搜尋的單位有「m（分鐘）」、「h（小時）」、「d（天）」。

WorkFlowy 另一個特色是：搜尋的結果本身也是連結。這個功能在分享資訊時相當好用，例如要查詢勞基法裡關於「休息日」的條文，就點這個連結。

本文涵蓋 WorkFlowy 基本功能，熟悉這些基本功後，下一步是「培養」 WorkFlowy 使其成為最適合你的好工具、好助手。我也會不定時發佈新文章，分享我的使用心得。想要進一步了解 WorkFlowy 的同好，我在臉書開了一個以 WorkFlowy 為主題的社團 — — 山姆的 WorkFlowy 大小撇步，歡迎加入！

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