WorkFlowy Tips 於 2016 年中開站,最近才驚覺缺了一篇新手入門文章。這一篇就來寫 WorkFlowy 是什麼以及不是什麼,希望讓第一次接觸 WorkFlowy 的新手有個基本概念,避免產生錯誤期待。

申請 WorkFlowy 帳號前

這是一篇入門文章,介紹 WorkFlowy 的基本用法,同時也推薦一本原文電子書,書裡展示了各種 WorkFlowy 技巧,能將 WorkFlowy 的功能發揮到不可思議的高度。

不過,往下閱讀前,先提醒還沒有 WorkFlowy 帳號的讀者,讀完本文你絕對會迫不及待地想趕快申請帳號...。別急,請留意,仔細看下一段,不要讓自己的權益睡著了!(超級經典的句型)

WorkFlowy 提供「免費方案」每個月清單的增刪數量上限為 250 個。但,使用「推薦碼」來申請的話,則上限加倍,也就是**每月 500 個。**而且提供「推薦碼」的推坑者會因此增加 250 個每月清單使用量。除非有特殊應用,一般來說每月 500 個清單上限對新手來說應該夠了。

有興趣申請 WorkFlowy 帳號的朋友,請到這個共享清單挑一個順眼的「推薦碼連結」,點擊該連結會跳到 WorkFlowy 申請帳號主頁,依步驟完成申請後,清單上限即為 500 個。對方也會收到電子郵件通知。前往這個頁面檢視目前介紹了多少人跳坑以及自己的每月清單上限。下圖是我的
「戰績」:


數位化的條列式清單

「條列式清單」常見於日常生活中,舉凡法律條文、待購物品、待辦事項、待吃美食,皆可用清單來表示。類比式(紙+筆)的清單簡單易用,卻有不易攜帶、不易保存等缺點。隨著網路發展,人們開始把這樣的清單以網頁的方式呈現,在我印象中最最成功的產品非 Remember The Milk 莫屬。

不過,Remember The Milk 多年前即呈現發展停滯的現象,幾乎不再釋出新功能。不過,產品本身運作良好,也有相應的 Mobile app,處於「穩定的 2.0 版」狀態。

WorkFlowy 簡介

有人說 WorkFlowy 是「待辦事項」或「工作管理」工具,有人說是 Outliner(類似 OmniOutliner ),專門用來開清單的工具。有人說 WorkFlowy 過度精簡,有人說簡單好用。上述描述看似矛盾,但其實都對。

我用 WorkFlowy 寫作閱讀,分享推薦碼以及勞基法翻譯文章並且規劃我的第一本電子書。多年的使用經驗告訴我一件事:WorkFlowy 是什麼樣的工具,該如何使用,由你自己決定。

WorkFlowy 無疑是個好東西,但在同領域的產品中相對「低調」,雖不有名,卻有名人愛用。其使用者之一為多次創業成功,赫赫有名的 Ev Williams(Twitter/Medium/Blogger 創辦人),Evan Williams 多年前就是 WorkFlowy 愛用者:

I love WorkFlowy. It fits the shape of my brain better than any other list/note-taking app I've ever used.
我愛用 WorkFlowy 的原因是,比起其他工具,她的運作模式跟我的大腦最速配。

此外,電腦玩物站長也有專文介紹,而我在 Medium 開了一個專站《WorkFlowy Tips》,裡頭收集了許多有用的 WorkFlowy 技巧,建議初學者花點時間走走看看。

WorkFlowy 基本技巧

WorkFlowy 由幾個「元素」組成:清單(List)、記事(Note)、標籤(Tag),加上清單可分享,這些基本功能已經讓 WorkFlowy 「夠」好用。不過,有人就是不滿足,硬要把原本簡單的工具搞到「一發不可收拾」(這是讚美)。

WorkFlowy 的使用介面暫未支援中文,不過先別慌,WorkFlowy 的介面設計讓你用簡單英文就能快速上手。即使看不懂英文,我相信多練習幾次也能抓住要領。

「有所本」才敢這麼說,接下來一一介紹 WorkFlowy 的基本功能。下圖是申請完(再次提醒,申請帳號請善用推薦碼清單)WorkFlowy 後的主畫面(教學略過),重點在那個孤伶伶的「+」號:


WorkFlowy 的設計以使者用內容為中心,介面沒有多餘的干擾,只要點選「+」號(同水平區域)即可開始新增清單。畫面上的可視區域 99% 是使用者的內容:

純文字的逆襲

不加外掛的 WorkFlowy 只能呈現文字,沒有圖片或其他多媒體內容。可別誤會,做為一個清單管理工具,我覺得這是特色,是優點:純文字不僅有助同步處理,也讓工具保持簡單易用。

WorkFlowy 裡的文字—包含「清單」以及「記事」皆支援三種字體(括號內為 Windows 上的快速鍵):

  • 粗體(CTRL + B)
  • 斜體(CTRL + I)
  • 底線(CTRL+U)

效果如下圖:


「純文字」一點也不單調,再加上 WorkFlowy 支援萬國碼(Unicode),包含了許多有趣的「符號」,利用這些符號點綴 WorkFlowy 清單,加上一些版面編排的小技巧,即使不用外掛也能讓 WorkFlowy 超級好用。

我整理了一個 Unicode 清單,內含常用以及有趣的 Unicode 符號,寫文章時我經常會在裡頭找靈感,時有符號更勝文字的驚喜:

![](https://i.imgur.com/zmByQMo.png)

記事

除了清單(List)以及標籤(Tag),WorkFlowy 另一個元素是記事(Note)。你可以透過選單新增記事,但我建議使用快速鍵「SHIFT+ENTER」。記事會長在清單底下,字型稍小,行數不限。


非使用中(Focus)的清單,預設只會顯示一行記事,其他行隱藏,如下圖:


若為主要清單或使用中清單,則會展開記事區,如下圖:

![](https://i.imgur.com/XRqsc4v.png)

用了 WorkFlowy 一陣子後,我發覺「記事」較少用到,主要以清單本體為主。不過,WorkFlowy 最大的特色是彈性的使用方法,每個 WorkFlowy 使用者的起始點皆同——孤伶伶的「+」號。接下來,就是自己的事了。

「Make Lists, not War.」

共享清單

WorkFlowy 的「清單共享」功能使用容易,簡單的概念卻帶出許多實用的應用場景()。使用共享清單時,有幾個地方要留意:

  • ① 將別人分享的清單加到自己的 WorkFlowy 時只會佔用一個清單用量,不用擔心每月用量爆表。
  • ② 將別人的共享清單加到自己的 WorkFlowy 裡,此時你們看到的是同一個清單,清單內容的變更會即時反應。(這個特色很好用)
  • ③ 共享清單擁有者可以隨時停止分享該清單,此時,其他人便無法使用該清單,原清單會變成「(removed by owner)」。
  • ④ 共享清單的權限有二:「唯讀」或「可編輯」。
  • ⑤ WorkFlowy 近日開放免費用戶使用分享清單給特定人的功能,這個功能原本只開放給 WorkFlowy Pro 用戶
  • ⑥ 透過清單複製(Duplicate)功能,其他人可以將共享清單當下的內容複製一份到自己的 WorkFlowy,此時就會佔用自己的每日清單容量。

我利用共享清單功能,建了一個「WinHEC 2018 議程表」,除了輕鬆掌握議程時間與主題,也可在相應的課堂清單底下做筆記。因為是共享清單,任何人都可以透過底下連結取用,加到自己的 WorkFlowy,同時看到我做的即時更新:

![](https://i.imgur.com/a0x7MlI.gif)

標籤(Tag)

在 WorkFlowy 裡加上這兩個符號之一「#」「@」跟隨在後的文字組成「標籤」(留意顏色的變化):


「#」「@」都可以用來做標籤,兩者除了外觀不同外,功能皆同。利用這個特色,我定義了兩種標籤:

  • 人名標籤(#sam)
  • 日期標籤(@2018-10-19)

若把 WorkFlowy 當「日誌」或「日記」,用日期當標籤相當好用。利用標籤搜尋,彈指間就能找到特定日期的清單。試試看,包準你會愛上。

人名標籤則在多人使用共享清單協作時,用來辨識清單作者。我在「輔大那件事」整理的清單運用了「人名標籤」以及「日期標籤」。

搜尋

搜尋是 WorkFlowy 的強項,也是我愛上她的原因之一。除了可以透過文字、標籤,也能使用「搜尋運算子」來做到精準搜尋及過濾。底下我利用「last-changed:6h」來找出過去六小時清單所做的變化:


「last-changed:」搜尋的單位有「m(分鐘)」、「h(小時)」、「d(天)」。

WorkFlowy 另一個特色是:搜尋的結果本身也是連結。這個功能在分享資訊時相當好用,例如要查詢勞基法裡關於「休息日」的條文,就點這個連結

本文涵蓋 WorkFlowy 基本功能,熟悉這些基本功後,下一步是「培養」 WorkFlowy 使其成為最適合你的好工具、好助手。我也會不定時發佈新文章,分享我的使用心得。想要進一步了解 WorkFlowy 的同好,我在臉書開了一個以 WorkFlowy 為主題的社團 — — 山姆的 WorkFlowy 大小撇步,歡迎加入!


♫ 廣告時間

國外有一神人 Frank Degenaar 把 WorkFlowy 發揮到極致,去年出了一本專書介紹這些密技。我買了這本《Do Way, Way more in WorkFlowy》,覺得值回票價。而且新版本免費更新,先買先贏!傳送門: